Son reuniones llevadas a cabo en Bogotá, entre delegados del Ministerio de Educación Nacional, los integrantes del equipo de coordinación general (Uniandes), representantes de las IES asesoras y líderes acompañantes, en las instalaciones de la Universidad de los Andes. Estos encuentros, son espacios que dan inicio a cada una de las etapas del proceso, puesto que en ellos se definen claramente las formas de abordar los lineamientos, los productos que se deben obtener por cada fase y aspectos técnicos que orienten la realización los mismos. Por otro lado, también permiten la socialización de los principales resultados obtenidos en la etapa previa del proceso.
Los encuentros presenciales nacionales, tienen como objetivo establecer los parámetros para el aseguramiento de la calidad en la fase de escalonamiento. Para conseguir esta meta, se han establecido los siguientes objetivos específicos:
Los participantes de los encuentros presenciales nacionales pueden ser:
Los encuentros presenciales nacionales, tienen una duración y temática(s) definidas, conocida con anticipación por los participantes, de manera que están preparados para sus intervenciones al igual que para hacer preguntas y sugerencias.
Los encuentros presenciales nacionales, consideran una persona que modera cada sesión (generalmente es un integrante del equipo de coordinación general), que vela por el desarrollo de cada uno de los temas contemplados en la agenda y por la participación de los asistentes en una conversación donde siempre existe la posibilidad de opinar y preguntar.
Adicional al rol moderador, existe una persona encargada de la relatoría, quien tiene la responsabilidad de documentar lo sucedido en cada una de las jornadas, de tal forma que es posible tener un registro de actividades, acuerdos, dudas y compromisos a los que se lleguen.
Por último, las actas y/o relatorías son publicadas en la plataforma virtual, es así como las IES asesoras, el equipo general de coordinación y cualquier involucrado en el proceso, puede consultar los avances de las IES de tal forma que es posible disponer de insumos para generar ideas y procedimientos que faciliten los avances en cada institución.