GUÍA PARA ASEGURAR LA CALIDAD DE ENCUENTROS PRESENCIALES NACIONALES

Son reuniones llevadas a cabo en Bogotá, entre delegados del Ministerio de Educación Nacional, los integrantes del equipo de coordinación general (Uniandes), representantes de las IES asesoras y líderes acompañantes, en las instalaciones de la Universidad de los Andes. Estos encuentros, son espacios que dan inicio a cada una de las etapas del proceso, puesto que en ellos se definen claramente las formas de abordar los lineamientos, los productos que se deben obtener por cada fase y aspectos técnicos que orienten la realización los mismos. Por otro lado, también permiten la socialización de los principales resultados obtenidos en la etapa previa del proceso.

Los encuentros presenciales nacionales, tienen como objetivo establecer los parámetros para el aseguramiento de la calidad en la fase de escalonamiento. Para conseguir esta meta, se han establecido los siguientes objetivos específicos:

• Abrir un espacio de comunicación entre equipo coordinador general (Uniandes), IES Asesoras y líderes acompañantes, que permita el reconocimiento de cada uno de los actores y unificar el lenguaje técnico del proyecto.

• Lograr que los líderes acompañantes se apropien conceptual y metodológicamente de la estrategia de acompañamiento, de tal forma que tengan dominio de los elementos para asesorar y acompañar con calidad el proceso de cada una de las IES que tienen a su cargo.

• Proveer un espacio donde las IES asesoras puedan adquirir claridades sobre cómo dirigir el proceso de acompañamiento a líderes e IES acompañadas en las diferentes regiones.

Los participantes de los encuentros presenciales nacionales pueden ser:

• Equipo de coordinación general (Uniandes), delegados del Ministerio de Educación Nacional, representantes de IES asesoras y líderes acompañantes.

• Y, en los casos que aplique, invitados que tengan conocimiento conceptual y/o metodológico sobre los temas relativos a la planeación estratégica, las innovaciones educativas, los procesos apoyados con TIC y a la estrategia de acompañamiento.

Los encuentros presenciales nacionales, tienen una duración y temática(s) definidas, conocida con anticipación por los participantes, de manera que están preparados para sus intervenciones al igual que para hacer preguntas y sugerencias.

Los encuentros presenciales nacionales, consideran una persona que modera cada sesión (generalmente es un integrante del equipo de coordinación general), que vela por el desarrollo de cada uno de los temas contemplados en la agenda y por la participación de los asistentes en una conversación donde siempre existe la posibilidad de opinar y preguntar.

Adicional al rol moderador, existe una persona encargada de la relatoría, quien tiene la responsabilidad de documentar lo sucedido en cada una de las jornadas, de tal forma que es posible tener un registro de actividades, acuerdos, dudas y compromisos a los que se lleguen.

Por último, las actas y/o relatorías son publicadas en la plataforma virtual, es así como las IES asesoras, el equipo general de coordinación y cualquier involucrado en el proceso, puede consultar los avances de las IES de tal forma que es posible disponer de insumos para generar ideas y procedimientos que faciliten los avances en cada institución.

• Organizar el encuentro con anticipación, pensando en el (los) objetivo(s) que se quiere(n) lograr y cómo lograrlo(s).
• Convocar a los participantes con suficiente anticipación y confirmar su asistencia.
• Elaborar una agenda teniendo en cuenta las temáticas y tiempos realistas para desarrollarlas, y enviarla con anticipación a los participantes para que estos puedan tener conocimiento de ella, preparar sus intervenciones y proponer puntos a ser tratados.
• Destinar espacios, en estas jornadas, para aclarar dudas y procedimientos relativos al acompañamiento, facilita la apropiación conceptual y metodológica de cada uno de los aspectos de la estrategia de acompañamiento y permite tener certezas frente aspectos técnicos de la planeación estratégica.
• Proveer herramientas que guíen el proceso de asesoría, es fundamental para que los líderes comprendan el alcance de los procesos y tengan claro qué requerimientos deben cumplir cada uno de los productos resultantes de las etapas del proyecto. Es indispensable hacer énfasis en que dichas herramientas no son una “camisa de fuerza” a la que los líderes y las IES acompañadas deban ajustarse.
• Hacer relatoría y grabación del encuentro y tomar nota de los compromisos que se van acordando durante el encuentro para hacer seguimiento posterior.