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GUÍA PARA ASEGURAR LA CALIDAD DE ENCUENTROS VIRTUALES

¿Qué son los encuentros virtuales?

Los encuentros virtuales son reuniones de personas participantes del proyecto, en un espacio virtual que permite mensajes de voz, escritos y visuales, tal como la videoconferencia (vía Skype®, vía Dim Dim® u otro software destinado a este fín).

Estos encuentros permiten ahorrar tiempos de desplazamientos y que cada participante se comunique desde la comodidad de su institución.

¿Cuál es el objeto de los encuentros virtuales?

Los encuentros virtuales tienen como objetivo socializar los avances en cuanto a procesos, estrategias, contenidos y logística; estos espacios son propicios para la elaboración grupal de conceptualizaciones, nuevas ideas, explicaciones, resolución de inquietudes y hacer seguimiento de los procesos.

¿Quiénes pueden participar?

Los participantes de los encuentros virtuales nacionales pueden ser:

  • Equipo de coordinación nacional (Uniandes), IES asesoras y líderes acompañantes, con la participación adicional de algún invitado especial que ilustre algún tema específico.
  • Equipo de coordinación nacional (Uniandes), rectores de IES, delegados del Ministerio de Educación Nacional, representantes de IES y líderes de región.
  • Y, en general, cualquier combinación de actores que necesiten tener una conversación involucrando las temáticas del proyecto y salvando brechas de espacio.


Los participantes de los encuentros virtuales regionales pueden ser:

  • IES asesoras y líderes acompañantes.
  • Líderes de regiones y representantes de las IES.
  • Y, en general, cualquier combinación de actores que necesiten tener una conversación involucrando las temáticas del proyecto y salvando brechas de espacio.

Agenda

Estos encuentros, tienen una duración y temática(s) definidas, que son conocidas con anticipación por los participantes, de manera que todos estén preparados para sus intervenciones al igual que para hacer preguntas y sugerencias.

Metodología

Como se ha mencionado antes, un encuentro virtual es más que todo un espacio de socialización, razón por la cual, prima el diálogo abierto. En dicho diálogo, hay un moderador que conduce la agenda y da la palabra a otros asistentes que desean participar.

Cada uno de los temas contemplados en la agenda se va desarrollando con la participación de los integrantes del encuentro, en una conversación (Skype®) o simulando una clase virtual (Dim Dim®), donde siempre existe la posibilidad de opinar y preguntar.

En muchos encuentros virtuales desarrollados durante la fase piloto, se pidió a cada uno de los líderes dar un reporte de lo que iba sucediendo en cada una de sus regiones, de manera que se logró hacer seguimiento para conocer los procesos y estrategias desarrolladas en las IES y, compartir y complementar ideas que serían útiles para otros líderes e IES.

Cada encuentro debe ser grabado y cerrar con unas conclusiones y compromisos que son consignados en la relatoría; la grabación y la relatoría son expuestas en plataforma para posterior consulta.

Buenas prácticas de los encuentros virtuales

  • Organizar el encuentro con anticipación, pensando en el (los) objetivo(s) que se quiere(n) lograr y cómo lograrlo(s).
  • Convocar a los participantes con suficiente anticipación y confirmar su asistencia.
  • Elaborar una agenda teniendo en cuenta las temáticas y tiempos realistas para desarrollarlas, y enviarla con anticipación a los participantes para que estos puedan tener conocimiento de ella y preparar sus intervenciones.
  • En el caso de encuentros virtuales vía Skype® o Dim Dim®, se recomienda dar inicio con suficiente tiempo de anticipación, de manera que puedan realizarse pruebas de sonido y video, a así evitar que se afecte el tiempo destinado al encuentro.
  • Aprovechar las ventajas de Dim Dim®, tales como la presentación de diapositivas y el compartir documentos entre los participantes, para facilitar la comunicación de ideas.
  • Es importante conservar el orden al tomar o dar la palabra, dado que el espacio físico no existe y más de una persona puede tener una idea para comentar en el mismo momento, lo que puede resultar en caos cuando varias personas estén hablando a la vez.
  • Otra recomendación importante es respetar los tiempos que se han concedido a cada temática, para que toda la agenda se pueda desarrollar.
  • Hacer relatoría y grabación del encuentro y tomar nota de los compromisos que se van acordando durante el encuentro para hacer seguimiento posterior y permitir que el encuentro tenga una continuidad y las consecuencias previstas.
  • Una sugerencia adicional para un desarrollo adecuado de los encuentros virtuales, es planear y llevar a cabo sesiones de capacitación en donde los usuarios de las herramientas virtuales se familiaricen, al menos en un nivel básico, con la forma de utilizar cada uno de los programas, que fueran usados en el marco de estos encuentros.
 
proceso/evn.txt · Última modificación: 2016/05/17 10:35 (editor externo)
 

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