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GUÍA PARA ASEGURAR LA CALIDAD DE VISITAS INSTITUCIONALES

¿Qué son las visitas institucionales?

Las visitas son una estrategia de acompañamiento cercano a las IES; son llevadas a cabo en cada una de las instituciones participantes y dirigidas por los líderes acompañantes. En estos encuentros los representantes y equipos de trabajo deben participar activamente.

¿Cuál es el objeto de las visitas institucionales?

Tienen como objetivo monitorear profunda y cercanamente los procesos que se llevan a cabo en cada una de las IES. Con las visitas cada líder tiene la posibilidad de comprender y conocer realmente el estado de avance de procesos, productos y dificultades que se presentan en cada institución durante el desarrollo del proyecto. Así mismo, estos encuentros tienen la función de detectar fallas conceptuales y aclarar dudas metodológicas y conceptuales.

¿Quiénes pueden participar?

Los participantes de las visitas institucionales pueden ser:

  • Líderes de regiones, representantes y equipos de cada IES participante en el proyecto.
  • Directivas de cada una de las IES acompañadas.
  • Y, en general, cualquier persona que pueda aportar para que el proyecto avance y crezca en cada institución.

Agenda

Las visitas institucionales deben tener una duración y temática(s) definidas, que deben ser conocidos con anticipación por los participantes, de manera que puedan preparase para sus intervenciones y presentaciones, al igual que para hacer preguntas y sugerencias.

Metodología

Las visitas institucionales serán dirigidas, en su gran mayoría por el líder. Las IES y el líder deben acordar, fechas de las visitas, tiempos de duración y temas a tratar en las mismas. Aunque, como se dijo anteriormente, los aspectos logísticos como la duración deben ser acordados por las partes involucradas, algunos líderes mencionaron que la realización de las actividades en cada IES, requirió de un día laboral completo (8 horas).

Al haber acordado la agenda de actividades, es importante que el líder acompañante asegure que ésta se cumpla cabalmente. Durante la vista, es fundamental generar un ambiente de confianza que permita a los integrantes de los equipos de trabajo expresar libremente sus avances, dudas, progresos, retrasos y dificultades que han encontrado en el proyecto.

Es importante que los líderes tengan presente que las visitas son espacios ideales para retroalimentar el proceso de cada institución, no se trata de buscar responsables, sino alternativas de solución a los problemas que se detecten. Así mismo resulta interesante resaltar los puntos a favor que el líder ve en los procesos de cada institución.

Al término de la visita, es fundamental que se establezcan acuerdos y compromisos que tanto líderes como equipos de trabajo de las IES, accedan a cumplir para avanzar en el proyecto.

Buenas prácticas de las visitas institucionales

  • Organizar el encuentro con anticipación, pensando en el (los) objetivo(s) que se quiere(n) lograr y cómo lograrlo(s).
  • Convocar a los integrantes de los equipos de trabajo con suficiente anticipación y confirmar su asistencia.
  • Elaborar una agenda teniendo en cuenta las temáticas y tiempos realistas para desarrollarlas, y enviarla con anticipación a los participantes para que estos puedan tener conocimiento de ella, preparar sus intervenciones y propongan puntos a ser tratados.
  • Es fundamental lograr que un representante de las directivas (preferiblemente el rector), participe de las visitas institucionales, dado que con la presencia de esta persona es posible asegurar el cumplimiento de los compromisos acordados.
  • Una recomendación importante es respetar los tiempos que se han concedido a cada temática, para que toda la agenda se pueda desarrollar.
  • Hacer relatoría del encuentro y tomar nota de los compromisos que se van acordando durante la visita para hacer seguimiento posterior y permitir que la reunión tenga una continuidad y las consecuencias previstas.
  • Es importante que como resultado de cada encuentro se lleguen a establecer compromisos concretos con responsables y fechas de entrega de los productos esperados.
 
proceso/vi.txt · Última modificación: 2016/05/17 10:35 (editor externo)
 

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